Términos y Condiciones

MANUAL DE POLÍTICAS Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

  1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20  

de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 

2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de DatosPersonales (LEPD), 

del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, el 

cual, reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013). 

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean 

objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento. 

1.1. Alcance 

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de 

información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la EXPERTOS 

ABOGADOS SAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, 

procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las 

responsabilidades de la EXPERTOS ABOGADOS SAS y de sus empleados en el manejo y 

tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. 

1.2. Normatividad Aplicable 

Constitución Política de Colombia 

  • Ley 1581 de 2012 
  • Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos: 
  • Decreto 1377 de 2013 
  • Decreto 886 de 2014 
  • Circular 01 del 08 de noviembre 2016 
  1. DEFINICIONES 

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 

2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 

2013). 

2.1. Autorización 

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de 

datos personales. 

2.2. Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

2.3. Dato personal 

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales 

determinadas o determinables. 

2.4. Dato público 

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre 

otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de 

comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, 

entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias 

judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

2.5. Dato semiprivado 

Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación 

puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en 

general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, 

de servicios y la proveniente de terceros países. 

2.6. Dato privado 

Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su 

tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que 

contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, 

sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, 

entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de 

datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para 

evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten 

servicios de comunicación electrónica. 

2.7. Dato sensible 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido 

puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la 

orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, 

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido 

político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los 

datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

2.8. Encargado del tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el 

tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

2.9. Responsable del tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre 

la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

2.10. Responsable de administrar las bases de datos 

Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del 

tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner 

en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de 

datos. 

2.11. Oficial de protección de Datos 

Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en 

protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio 

de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. 

2.12. Titular 

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

2.13. Tratamiento 

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, 

almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

2.14. Aviso de privacidad 

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento 

de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia delas políticas  

de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las 

finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

2.15. Transferencia 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de 

datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, 

que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

2.16. Transmisión 

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del 

territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento 

determinado por el encargado por cuenta del responsable.

  1. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS 

El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se 

han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la 

Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes: 

3.1. Principio de legalidad 

El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la 

LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las 

demás disposiciones que la desarrollen. 

3.2. Principio de finalidad 

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la 

cual debe ser informada al Titular. 

3.3. Principio de libertad 

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. 

Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia  

de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la  

autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con 

posterioridad. 

3.4. Principio de veracidad o calidad 

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable 

y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que 

induzcan a error. 

3.5. Principio de transparencia 

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del 

tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, 

información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la 

autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa 

lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: 

El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo. 

El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas 

traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. 

Los derechos que le asisten como Titular. 

La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

3.6. Principio de acceso y circulación restringida 

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de 

las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse 

por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos 

personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios 

de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para 

brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 

3.7. Principio de Seguridad 

La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del 

tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean 

necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, 

uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad  

de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo  

el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los  

sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas  

y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normasy medidas de seguridad 

se recogen en el Manual Interno de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y  

personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad 

de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento  

de los usuarios. 

3.8. Principio de confidencialidad 

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la 

naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después  

de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo  

realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda aldesarrollo de 

las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma. 

  1. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO 

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la 

autorización previa e informada del titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo 

titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de  

sus datos por parte de EXPERTOS ABOGADOS SAS en los términos y condiciones recogidos en 

la misma. 

No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de: 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus 

funciones legales o por orden judicial. 

  • Datos de naturaleza pública. 
  • Casos de urgencia médica o sanitaria. 
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o 

científicos.

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es EXPERTOS 

ABOGADOS SAS, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: Carrera 67A N° 48D 53, Medellín, Antioquia 
  • Correo electrónico: martinez@expertosabogados.com 
  • Teléfono: 4481494 
  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS 

EXPERTOS ABOGADOS SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el 

tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son 

tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y 

la Ley. 

El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las 

distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cadauna 

de ellas para su tratamiento. 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES 

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 

1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden 

ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos 

podrán ejercerse por las siguientes personas. 

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos 

medios que le ponga a disposición el Responsable. 

  1. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación 

o apoderamiento. 

  1. Por estipulación a favor de otro y para otro. 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén 

facultadas para representarlos. 

Los derechos del Titular son los siguientes: 

7.1. Derecho de acceso o consulta 

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa 

solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 

7.2. Derechos de quejas y reclamos 

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

  • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen 

aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcana error, o 

aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

  • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten 

inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías 

constitucionales y legales. 

  • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización 

previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. 

  • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento 

de la normativa en materia de Protección de Datos. 

7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del 

tratamiento 

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con 

lo previsto en el artículo 10 de la LEPD. 

7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por 

infracciones 

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y 

Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el 

Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. 

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL 

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, EXPERTOS 

ABOGADOS SAS, solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y 

tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos 

medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la 

autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del 

capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 7 del Decreto 1377 de 2013). 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES 

De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de 

niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 

2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en 

cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos: 

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, EXPERTOS ABOGADOS SAS, solicitará al representante 

legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser 

escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad

para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos 

personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, 

aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas 

reglamentarias. 

  1. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS 

SERGIO ALFREDO MARTINEZ RAMIREZ con C.C. No. 8.153.269, de EXPERTOS ABOGADOS 

SAS será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de 

los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono 448 14 94. Correo electrónico: 

martinez@expertosabogados.com 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 

11.1. Derecho de acceso o consulta 

Según el artículo 2.2.2.25.4.2. Sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 21 del 

Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos 

casos: 

  1. Al menos una vez cada mes calendario. 
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la 

información que motiven nuevas consultas. 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EXPERTOS 

ABOGADOS SAS solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, 

certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de 

recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, EXPERTOS ABOGADOS SAS 

demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte 

de dichos gastos. 

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un 

escrito dirigido a EXPERTOS ABOGADOS SAS enviado, mediante correo electrónico a: 

martinez@expertosabogados.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o 

consulta”, o a través de correo postal remitido a Carrera 67ª No. 48D 53, Medellín, Antioquia La 

solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo 

representa, así como del documento acreditativo de tal representación. 

  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. 
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. 

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir 

la información solicitada: 

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. 
  • Correo electrónico u otro medio electrónico. 
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del 

tratamiento, ofrecido por EXPERTOS ABOGADOS SAS

  • Una vez recibida la solicitud, EXPERTOS ABOGADOS SAS resolverá la petición de 

consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de 

recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho 

término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la 

fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) 

días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en 

el artículo 14 de la LEPD. 

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la 

Superintendencia de Industria y Comercio. 

11.2. Derechos de quejas y reclamos 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito 

dirigido a EXPERTOS ABOGADOS SAS enviado, mediante correo electrónico a 

martinez@expertosabogados.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o 

consulta”, o a través de correo postal remitido a carrera 67A N° 48D 53, Medellín, Antioquia. La 

solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo 

representa, así como del documento acreditativo de tal representación. 

  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, 

supresión, revocación o inflación. 

  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando 

corresponda. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes  

a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha  

del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha 

desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga 

“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha 

leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

EXPERTOS ABOGADOS SAS resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince 

(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible 

atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora 

y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días 

hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la 

Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD 

EXPERTOS ABOGADOS SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en 

el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas 

necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, 

uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Por otra parte, EXPERTOS ABOGADOS SAS, mediante la suscripción de los correspondientes 

contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la 

implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y 

confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales, conforme a las 

medidas de seguridad implementadas por EXPERTOS ABOGADOS SAS que están recogidas y 

desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV). 

  1. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS 

EXPERTOS ABOGADOS SAS establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de 

incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información 

contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad. 

Todos los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga 

relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este 

documento, deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia. 

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente: 

  • Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no 

autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de 

la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, 

de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el 

tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con  

la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, 

la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido. 

  • Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse  

de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos 

enumerados anteriormente. 

  • EXPERTOS ABOGADOS SAS, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo 

de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, 

Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica,  

persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando  

corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse 

al Registro de incidencias y plan de acción. 

  • Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando  

aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos 

que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación. 

  • Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de 

Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de 

haber sido detectado.

  • Finalmente, EXPERTOS ABOGADOS SAS notificará del incidente a los Titulares, cuando 

se identifique que puedan verse afectados de manera significativa. 

  1. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS 

EXPERTOS ABOGADOS SAS ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos 

personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación 

de las políticas internas de seguridad. Por ello, establecerá un sistema degestión de riesgos 

junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para suadministración, cuando la  

estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y  

tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos  

o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o 

atenten contra la información de los titulares. 

El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recursohumano, 

infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el  

fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se  

tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de  

autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrenciade cualquier tipo de  

evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como: 

  • Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que 

violan la ley y que están penalizadas por ésta. 

  • Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, 

los eventos indirectamente causados por la intervención humana. 

  • Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u 

omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al 

mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente 

relacionado con el comportamiento humano. 

EXPERTOS ABOGADOS SAS en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de 

protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza. 

  1. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES 

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por 

orden judicial se soliciten a EXPERTOS ABOGADOS SAS acceso y/o entrega de datos de carácter  

Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición,  

la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se  

suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de  

garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así 

como a la entidad requirente. 

  1. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES 

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a 

países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país

ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la 

Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser 

inferiores a los que la ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando 

se trate de: 

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e 

inequívoca para la transferencia. 

  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular 

por razones de salud o higiene pública. 

  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. 
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la 

República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 

  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable  

del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se  

cuente con la autorización del Titular. 

  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el 

reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la 

Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la 

transferencia internacional de datos personales. 

Las trasmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre EXPERTOS 

ABOGADOS SAS y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta  

del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre 

que exista un contrato de transmisión de datos personales.» 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS 

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos  

estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los  

empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan  

y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las  

huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o 

“autenticar” la identidad de cada sujeto. 

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas  

que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley  

Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la 

información de los titulares. 

  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD 

El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente.Asimismo, 

de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables delTratamiento deberán 

inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en

la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo 

con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con  

posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a 

partir de su creación. 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES 

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o  

confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para 

EXPERTOS ABOGADOS SAS. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y 

procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en 

cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de EXPERTOS ABOGADOS SAS  

cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la 

información y datos personales. 

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción 

o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de  

seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento  

de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros,  

aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a  

personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre 

otros. 

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo 

contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de 

la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de 

las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los 

titulares establecidos EXPERTOS ABOGADOS SAS. En todo caso, adoptamos compromisos 

para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y 

privacidad de los datos almacenados. 

  1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS 

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello 

que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos 

como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, 

se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se  

llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de  

almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los  

documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada  

organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición  

final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros. 

Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados 

por personal o una entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise  

y apruebe todos los documentos y lo deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos.

A fin que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados  

y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre ycuando sea  

necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello descrita en 

el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos. 

Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser 

protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los 

lineamientos descritos en el Manual Interno de Políticas de Seguridad. 

La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del 

tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otrosse  

especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la 

información 

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de 

los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como 

digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan 

de su custodia sean identificados y fácilmente trazables. 

  1. VIGENCIA 

Las bases de datos responsabilidad de EXPERTOS ABOGADOS SAS serán objeto de tratamiento  

durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los  

datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales  

que dispongan lo contrario. EXPERTOS ABOGADOS SAS procederá a la supresión de los datos  

personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su  

conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia 

definido. 

La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 1 de septiembre 2016 y fue  

revisada el 25 de marzo de 2021. 

  1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO 

El presente documentos fue elaborado y aprobado por las siguientes personas que firman en señal 

de aceptación, a saber: 

PAULA ANDREA BEDOYA CARDONA SERGIO ALFREDO MARTINEZ RAMIREZ 

CC 43.639.171 CC 8.153.269 

Gerente Subgerente – encargado de protección de datos