Términos y Condiciones
MANUAL DE POLÍTICAS Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20
de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de
2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de DatosPersonales (LEPD),
del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, el
cual, reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean
objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento.
1.1. Alcance
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de
información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la EXPERTOS
ABOGADOS SAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento,
procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las
responsabilidades de la EXPERTOS ABOGADOS SAS y de sus empleados en el manejo y
tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
1.2. Normatividad Aplicable
Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 886 de 2014
- Circular 01 del 08 de noviembre 2016
- DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo
2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de
2013).
2.1. Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
2.2. Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
2.3. Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
2.4. Dato público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos,
entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.5. Dato semiprivado
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación
puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial,
de servicios y la proveniente de terceros países.
2.6. Dato privado
Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su
tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que
contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales,
sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias,
entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de
datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para
evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten
servicios de comunicación electrónica.
2.7. Dato sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.8. Encargado del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
2.9. Responsable del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre
la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.10. Responsable de administrar las bases de datos
Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del
tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner
en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de
datos.
2.11. Oficial de protección de Datos
Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en
protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio
de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
2.12. Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.13. Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.14. Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento
de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia delas políticas
de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.15. Transferencia
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.16. Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
determinado por el encargado por cuenta del responsable.
- PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se
han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la
Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
3.1. Principio de legalidad
El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la
LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las
demás disposiciones que la desarrollen.
3.2. Principio de finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la
cual debe ser informada al Titular.
3.3. Principio de libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la
autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con
posterioridad.
3.4. Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
3.5. Principio de transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la
autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa
lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas
traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
3.6. Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de
las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse
por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
3.7. Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del
tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad
de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo
el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los
sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas
y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normasy medidas de seguridad
se recogen en el Manual Interno de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y
personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad
de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento
de los usuarios.
3.8. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda aldesarrollo de
las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.
- AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la
autorización previa e informada del titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo
titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de
sus datos por parte de EXPERTOS ABOGADOS SAS en los términos y condiciones recogidos en
la misma.
No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es EXPERTOS
ABOGADOS SAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:
- Dirección: Carrera 67A N° 48D 53, Medellín, Antioquia
- Correo electrónico: martinez@expertosabogados.com
- Teléfono: 4481494
- TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
EXPERTOS ABOGADOS SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el
tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son
tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y
la Ley.
El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las
distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cadauna
de ellas para su tratamiento.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto
1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden
ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos
podrán ejercerse por las siguientes personas.
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el Responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
7.1. Derecho de acceso o consulta
Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa
solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
7.2. Derechos de quejas y reclamos
La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen
aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcana error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización
previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento
de la normativa en materia de Protección de Datos.
7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del
tratamiento
Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones
El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y
Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
- SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, EXPERTOS
ABOGADOS SAS, solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y
tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos
medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la
autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del
capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 7 del Decreto 1377 de 2013).
- TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de
niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección
2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en
cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, EXPERTOS ABOGADOS SAS, solicitará al representante
legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad
para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos
personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos,
aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas
reglamentarias.
- ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
SERGIO ALFREDO MARTINEZ RAMIREZ con C.C. No. 8.153.269, de EXPERTOS ABOGADOS
SAS será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de
los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono 448 14 94. Correo electrónico:
martinez@expertosabogados.com
- PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
11.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 2.2.2.25.4.2. Sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 21 del
Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos
casos:
- Al menos una vez cada mes calendario.
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la
información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EXPERTOS
ABOGADOS SAS solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de
recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, EXPERTOS ABOGADOS SAS
demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte
de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un
escrito dirigido a EXPERTOS ABOGADOS SAS enviado, mediante correo electrónico a:
martinez@expertosabogados.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o
consulta”, o a través de correo postal remitido a Carrera 67ª No. 48D 53, Medellín, Antioquia La
solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir
la información solicitada:
- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Correo electrónico u otro medio electrónico.
- Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del
tratamiento, ofrecido por EXPERTOS ABOGADOS SAS.
- Una vez recibida la solicitud, EXPERTOS ABOGADOS SAS resolverá la petición de
consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en
el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
11.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito
dirigido a EXPERTOS ABOGADOS SAS enviado, mediante correo electrónico a
martinez@expertosabogados.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o
consulta”, o a través de correo postal remitido a carrera 67A N° 48D 53, Medellín, Antioquia. La
solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección,
supresión, revocación o inflación.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando
corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
EXPERTOS ABOGADOS SAS resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince
(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD
EXPERTOS ABOGADOS SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en
el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas
necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, EXPERTOS ABOGADOS SAS, mediante la suscripción de los correspondientes
contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la
implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y
confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales, conforme a las
medidas de seguridad implementadas por EXPERTOS ABOGADOS SAS que están recogidas y
desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).
- PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS
EXPERTOS ABOGADOS SAS establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de
incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información
contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
Todos los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga
relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este
documento, deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia.
El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
- Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no
autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de
la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo,
de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el
tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con
la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia,
la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
- Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse
de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos
enumerados anteriormente.
- EXPERTOS ABOGADOS SAS, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo
de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas,
Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica,
persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando
corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse
al Registro de incidencias y plan de acción.
- Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando
aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos
que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
- Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de
Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de
haber sido detectado.
- Finalmente, EXPERTOS ABOGADOS SAS notificará del incidente a los Titulares, cuando
se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
- ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
EXPERTOS ABOGADOS SAS ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos
personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación
de las políticas internas de seguridad. Por ello, establecerá un sistema degestión de riesgos
junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para suadministración, cuando la
estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y
tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos
o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o
atenten contra la información de los titulares.
El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recursohumano,
infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el
fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se
tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de
autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrenciade cualquier tipo de
evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como:
- Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que
violan la ley y que están penalizadas por ésta.
- Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como,
los eventos indirectamente causados por la intervención humana.
- Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u
omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al
mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente
relacionado con el comportamiento humano.
EXPERTOS ABOGADOS SAS en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de
protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
- ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial se soliciten a EXPERTOS ABOGADOS SAS acceso y/o entrega de datos de carácter
Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición,
la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se
suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de
garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así
como a la entidad requirente.
- TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a
países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país
ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser
inferiores a los que la ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando
se trate de:
- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular
por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la
República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable
del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se
cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la
Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la
transferencia internacional de datos personales.
Las trasmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre EXPERTOS
ABOGADOS SAS y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta
del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre
que exista un contrato de transmisión de datos personales.»
- TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos
estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los
empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan
y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las
huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o
“autenticar” la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas
que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley
Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la
información de los titulares.
- REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente.Asimismo,
de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables delTratamiento deberán
inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en
la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo
con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con
posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a
partir de su creación.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o
confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para
EXPERTOS ABOGADOS SAS. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y
procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en
cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de EXPERTOS ABOGADOS SAS
cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la
información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción
o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de
seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento
de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros,
aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a
personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre
otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo
contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de
la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de
las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los
titulares establecidos EXPERTOS ABOGADOS SAS. En todo caso, adoptamos compromisos
para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y
privacidad de los datos almacenados.
- GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello
que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos
como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente,
se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se
llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de
almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los
documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada
organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición
final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados
por personal o una entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise
y apruebe todos los documentos y lo deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos.
A fin que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados
y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre ycuando sea
necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello descrita en
el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser
protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los
lineamientos descritos en el Manual Interno de Políticas de Seguridad.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del
tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otrosse
especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la
información
Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de
los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como
digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan
de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.
- VIGENCIA
Las bases de datos responsabilidad de EXPERTOS ABOGADOS SAS serán objeto de tratamiento
durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los
datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales
que dispongan lo contrario. EXPERTOS ABOGADOS SAS procederá a la supresión de los datos
personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su
conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia
definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 1 de septiembre 2016 y fue
revisada el 25 de marzo de 2021.
- ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
El presente documentos fue elaborado y aprobado por las siguientes personas que firman en señal
de aceptación, a saber:
PAULA ANDREA BEDOYA CARDONA SERGIO ALFREDO MARTINEZ RAMIREZ
CC 43.639.171 CC 8.153.269
Gerente Subgerente – encargado de protección de datos